Не знаете, как минимизировать риски некачественной работы секретарей? Хотите обеспечить бесперебойную работу службы ресепшн? А как решить проблему внезапного отсутствия секретаря на рабочем месте?
На практике обеспечить профессиональную и своевременную работу службы ресепшн бывает довольно сложно в силу того, что данная функция является непрофильной в большинстве компаний и воспринимается как поддерживающее звено. Это, отчасти, правда, но отсюда и происходят основные ошибки.
Решением является использование аутсорсинга офисных функций.
Кому он может быть полезен?
- Локальным представительствам крупных компаний, которые нуждаются в координации работы зоны ресепшн либо офиса в целом;
- При расширении бизнеса;
- В случаях отсутствия секретаря на рабочем месте (отпуск, больничный, т.д.).
Почему с потребностью в организации службы ресепшн или наборе офисного персонала стоит обратиться в кадровую компанию?
Во-первых, кадровые компании имеют большой опыт и отлаженную систему организации самых разных проектов ресепшн, имеют рычаги воздействия и контроля, грамотно разработанные программы обучения, адаптации и мотивации. Во-вторых, все риски клиента провайдер берет на себя. Кадровая компания снимает с клиента головную боль по вопросам замен на время больничных и отпусков секретарей, берет на себя ответственность за качественную работу сотрудников, начисления и выплаты заработной платы и весь документооборот, а также решение операционных вопросов.
Рассмотрим весь процесс организации службы ресепшн поэтапно:
- Получение технического задания от клиента, его анализ и разработка схемы взаимодействия.
- Поиск и отбор. Отбор начинается с рассмотрения резюме кандидатов. За ним следует интервью по компетенциям и тестирование на знание иностранных языков. Оценивается коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность претендента, одним словом, проводится качественная селекция по заданным критериям.
- Обучение. Получая техническое задание о функционале секретаря от клиента, сотрудники в обязательном порядке проходят обучение в Академии секретарей. Среди обязательных курсов навыки деловой переписки и общения, владение офисными программами и техникой, тайм-менеджмент, этика и деловой стиль.
- Организация рабочего процесса. Провайдером разрабатываются должностные инструкции, а также показатели эффективности работы сотрудников (КПЭ). После их согласования с клиентов, сотрудник приступает к работе.
- Контроль результата на различных этапах. Промежуточные проверки качества оказываемого сервиса очень важны, так как провайдер несет ответственность перед клиентом за результат. В этом ключе могут быть использованы такие инструменты, как: «тайный покупатель», «холодные» звонки, контрольные закупки и др.
- Мотивация. Развитие секретарей – важная составляющая их эффективной работы. Конкурентным преимуществом провайдера является бесплатная возможность промоушена сотрудника при желании клиента по истечении одного года работы.
- Замены. Как правило, ответственный подрядчик дает высокие гарантии на случай отсутствия секретаря на рабочем месте. Менеджер проекта обязан предоставить замену в течение 4 часов, что является высоким показателем эффективности работы команды. Со стороны провайдера на проекте присутствует координатор, который отслеживает качество работы замены.
Аутсорсинг офисных функций – актуальный тренд современного бизнеса. Провайдер становится для клиента единым входящим окном, обеспечивающим контроль непрерывной и качественной работы службы ресепшн, снижается текучесть. Кадровая компания отвечает за поддержание показателей эффективности, обучение сотрудников и оперативное предоставление замен. Благодаря этому клиент имеет возможность полностью сконцентрироваться на основных бизнес задачах компании, за счет оптимизации процессов снижаются издержки.
Авторы: Наталья Рожкова, руководитель направления комплексных решений Manpower Russia & CIS
Александра Чумакова, менеджер по сопровождению клиентов Manpower Russia & CIS
Источник: HR-portal.ru, 17.10.2018 / «Часовой офиса. Как не остаться без секретаря. Аутсорсинг ресепшн»
