Как оценить умение сотрудника работать в режиме многозадачности? Является ли эта способность ключевой компетенцией современных менеджеров?
Только на одном работном сайте в течение одних суток было размещено 8 вакансий с таким требованием. При составлении резюме соискатели все чаще указывают это качество в числе своих сильных сторон. Что же стоит за этой фразой?
Вам приходилось видеть людей, которые одновременно выполняют несколько задач:
отправляют важные письма, общаясь с коллегами;
слушают музыку и читают книги;
присутствуя на совещании, просматривают электронную почту;
используют голосовые мессенджеры, управляя автомобилем.
Но разве это многозадачность? Например, на совещаниии можно параллельно отвечать на электронные письма коллег. Однако, как только именно вам будет адресован вопрос, придется отвлечься от клавиатуры и обдумать свой ответ собеседнику. По окончании разговора вы будете вынуждены снова перечитывать текст письма, чтобы восстановить в памяти его содержание, пытаясь уловить потерянную мысль.
Поэтому вместо того, чтобы учиться делать несколько дел одновременно, стоит научиться превращать многозадачность в простую последовательность дел.
1. Планируйте. Если трудно планировать на месяц, планируйте на неделю. Составляйте детальный план на день.
Накануне, либо в начале рабочего дня, составьте перечень дел, которые должны быть выполнены. Вы скажете, что спланировали свою работу, но ваш руководитель накидал новые задачи и ваш план пошел «коту под хвост»… Для этого существует правило №2.
2. Определяйте приоритеты. Ответьте на вопрос, насколько важная и срочная каждая задача и возможно ли ее кому-то делегировать. Если можно, так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.
3. Группируйте задачи. Объедините однотипные мелкие задачи в одну большую и сделайте ее в один присест. Выделяйте время на общение с подчиненными, коллегами, на просмотр соцсетей, на работу с электронной почтой.
4. Будьте инициативны и предвосхищайте входящие запросы. Например, если руководитель периодически запрашивает у вас статистику расходов на канцелярию по некоторым подразделениям, ведите эту статистику в режиме онлайн по всем подразделениям. И когда в следующий раз руководитель сделает очередной запрос, Вам нужно будет только открыть свой файл, выбрать период, подразделение и отправить руководству. Вместо того, чтобы тратить несколько часов на сбор этой информации, вам потребуется несколько минут.
5. Перестаньте тратить время «впустую». На что мы тратим время на рабочем месте? Далеко не всегда на работу. Кофе, перекуры, неформальное общение с коллегами/по телефону, игры, чтение публикаций в интернете. Но главный потребитель рабочего времени большинства офисных сотрудников – социальные сети.
6. Анализируйте день: выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего чек-листа. Возможно, выходом из ситуации является делегирование или более продуктивная работа над проектом. А может быть стоит меньше внимания уделять несрочным и неважным задачам.
Многозадачность только выглядит эффективно. На самом деле, чем меньше задач вы делаете одновременно, тем лучше. Погрузитесь в работу, начните и завершите ее. В долговременной перспективе вы оцените, насколько полезен этот навык. Вы сможете выполнять свои задачи качественнее и оперативнее.
Автор: Ольга Кузьмина, директор Manpower Russia & CIS
Источник: HR-tv.ru, 04.09.2018 / «Многозадачность – великое заблуждение XXI века?»
