Нюансы привлечения к дисциплинарной ответственности через ЭКДО

Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности требует особенного внимания со стороны работодателя, так как любое формальное нарушение может служить основанием для отмены наказания.

Привлекая работника к ответственности, независимо от того, происходит ли это в бумажном виде или с помощью ЭКДО, важно соблюдать общие принципы, сформированные на основе требований ТК РФ и актуальной судебной практики.

1. Убедитесь в том, что работник был ознакомлен с теми правилами, которые он нарушил;
2. Зафиксируйте поступок документально в докладной, в акте, иным способом;
3. Письменно запросите у работника объяснения;
4. При назначении наказания обязательно учитывайте тяжесть проступка, обстоятельства его совершения и предшествующее поведение работника;
5. Соблюдайте правило соразмерности наказания проступку.

Если процедура привлечения к дисциплинарной ответственности осуществляется с помощью ЭКДО, важно учесть следующее.

1. Выясните, был ли соблюден порядок ознакомления с локальным нормативным актом (далее – ЛНА), который нарушил работник. Размещение ЛНА, например, Правил внутреннего трудового распорядка, на доске объявлений в офисе или рассылка по корпоративной почте не может считаться надлежащей процедурой ознакомления.
2. Если ознакомление было произведено с помощью ЭКДО убедитесь в том, что ЛНА не включен в список исключений в положении об ЭКДО, которое было введено при переходе на электронный документооборот.
3. Если работник проигнорировал запрос объяснений, направленный через ЭКДО, свяжитесь с ним альтернативам способом. Важно показать, что работодатель предпринял все действия, чтобы получить объяснения работника по поводу проступка.
4. Если результатом привлечения к дисциплинарной ответственности является увольнение, не забывайте о том, что приказ об увольнении должен быть подписан исключительно в бумажном виде.

Необходимо тщательно проработать процедуру введения ЭКДО в компании и убедиться в том, что все работники согласны на использование ЭКДО и умеют пользоваться новой системой. Не менее важно соблюдать общие требования действующего законодательства к кадровым процедурам, в том числе в случае увольнения работника или привлечения к дисциплинарной ответственности и иных потенциально конфликтных ситуациях.